Das eigene Mitarbeitermagazin – Wie, was, warum, und was ich für euch tun kann

Mitarbeitermagazine leisten einen wertvollen Beitrag zur internen Kommunikation eines Unternehmens. Im Folgenden möchte ich euch zeigen, welche Vorteile solche Magazine bieten, welche Inhalte relevant sind – und welche Schritte notwendig sind auf dem Weg zu einem eigenen Mitarbeitermagazin.

Was leistet ein Mitarbeitermagazin?

Ein Magazin, dass sich an die Mitarbeitenden richtet, übernimmt ganz viele wichtige Funktionen im Unternehmen. Zunächst einmal geht es um Informationsweitergabe und das Einordnen dieser Informationen: Was läuft gerade in den einzelnen Abteilungen, womit sind sie beschäftigt? Welche Projekte stehen aktuell an, wer ist wie stark darin eingebunden? Das fördert das Verständnis der Mitarbeitenden untereinander, wenn beispielsweise das eigene Anliegen kurz warten muss, weil die Kolleginnen und Kollegen gerade eine Messe vorbereiten, an einem wichtigen Schritt in der Entwicklung eines Prototyps arbeiten oder vielleicht die Umstellung auf ein neues System wuppen müssen. Trägt in jedem Fall zu einem besseren Betriebsklima bei. Wer außerdem nach dem Lesen besser nachvollziehen kann, was der Job der anderen eigentlich mit dem eigenen zu tun hat, fühlt sich stärker mit den Kolleginnen und Kollegen verbunden. Zu sehen, wie alle auf unterschiedliche Weise dazu beitragen, das Unternehmen erfolgreich zu machen – und gleichzeitig zu erleben, dass der eigene Beitrag auch wahrgenommen wird – motiviert und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen. Dabei entsteht ein Wir-Gefühl, das übrigens auch durch die Sprache und Tonalität des Magazins unterstützt werden kann: Indem ihr Pronomen wie „wir“ und „uns“ verwendet und authentische Texte veröffentlicht, in denen es auch menscheln darf (wo es passt). Wichtig dabei: Auch Themen und Ereignisse zu thematisieren, die noch verbesserungswürdig sind oder bei denen etwas schiefgelaufen ist. Das schafft Vertrauen. Wer so tut, als sei alles „Friede, Freude, Eierkuchen“, obwohl alle wissen, dass es nicht so ist, der macht sich unglaubwürdig. Und kann dann auch auf ein Mitarbeitermagazin verzichten, das in Teilen auch den Flurfunk widerspiegeln sollte. Gleiches gilt für Veränderungen: Ist ein Umzug erforderlich, steht gar eine Fusion an oder sollen plötzlich alle in pinken Latzhosen zur Arbeit erscheinen – nicht alle werden es mögen, aber dann zumindest nachvollziehen können. Last but not least: Ein Mitarbeitermagazin hat, wenn es gut gemacht ist, auf jeden Fall Unterhaltungswert

Was soll rein ins Mitarbeitermagazin? Und was muss draußen bleiben?

REIN

Entscheidungen der Geschäftsführung

Geplante Änderungen, z.B. Fusionen

Stellenangebote – Empfehlungen aus der Belegschaft können eine lohnenswerte Ergänzung zum klassischen Bewerbungsprozess sein

Veranstaltungen

Messen

Abgeschlossene Projekte

Bestandene Prüfungen von Azubis

Berichte von Dienstreisen, z.B. von Besuchen bei der Tochterfirma in Indien oder bei Lieferanten in den USA

Vorstellung neuer Kolleginnen und Kollegen

Neue Produkte/Dienstleistungen

Hochzeiten und Geburten

Infos zu Spendenaktionen

Zwischenbilanz zu Produkten, die noch in der Entwicklung stecken

Einschätzung von Geschäftszahlen

Neues aus der Kantine

Berichte über Job-Bikes (wie geht das, wer nutzt das,…)

…und alles, was im Großen in der Welt geschieht und auch im kleinen Firmenuniversum eine Rolle spielt. Wie sieht es mit Nachhaltigkeit in unserem Unternehmen aus? Wie halten wir als Unternehmen Kontakt zu Mitarbeitenden in Elternzeit, gibt es Unterstützung für pflegende Angehörige, ermöglichen wir Impfungen am Arbeitsplatz, was ist mit Betriebssport? Vielleicht führt ihr eine neue Rubrik ein, in der Mitarbeitende in einer Homestory ihre Lieblingsrezepte vorstellen, vielleicht begleitet ihr eurer Produkt n einer Art Foto-Lovestory von der Herstellung über den Versand bis hin zur neuen Wirkungsstätte… Es gibt wirklich so viele Themen da draußen! Traut euch ran, dann wird das gut!

BITTE NICHT

Wie oben schon erwähnt: Es ist Quatsch, nur Bilder von lachenden Menschen auf dem Sommerfest abzudrucken und eine schmissige Bildunterschrift drunter zu klatschen. Wenn die Zahlen gerade im Keller sind und alle sich Sorgen machen, dann muss das auch im Mitarbeitermagazin stattfinden. Also bitte nichts unter den Teppich kehren, sondern informieren, erklären, motivieren, Mut machen.

Eine Korrekturschleife, bei der 23 verschiedene Personen an einem Text herumdoktern, bis praktisch nichts mehr von ihm übrig ist, ist keine Korrekturschleife, sondern Mist. Lasst die fertigen Texte von jemandem gegenlesen, der inhaltlich Ahnung hat, und dann noch einmal von einem Lektor bzw. einer Lektorin (oder auch andersherum). Dann muss es gut sein.

Wenn ihr festgelegt habt, dass das Magazin zweimal jährlich und zwar im Juni und Dezember erscheinen soll, dann erscheint das Magazin im Juni und Dezember. Es sei denn, die Welt geht unter. Es gibt immer eine Messe, die echt wichtig ist, aber Kontinuität ist King.

Schon klar, ihr bzw. eure Kolleginnen und Kollegen kennt euch aus auf eurem Gebiet – und das ist gut so. Ein Artikel über technische Neuerungen im Mitarbeitermagazin ist aber kein Beitrag in einer Fachzeitschrift und soll möglichst von allen verstanden werden können. Ihr müsst keinen Text für die Sendung mit der Maus formulieren, aber bitte dennoch auf dem Schirm haben, dass nicht alle Kollegen sich in den vergangenen sechs Monaten (und schon gar nicht in den sechs Jahren davor) mit der Thematik so eingehend beschäftigt haben wie ihr. So genau wie nötig, so einfach wie möglich.

„Ich hab ein paar Fotos mit dem Handy gemacht, schick ich dann noch.“ Der Alptraum eines jeden Redakteurs. Sichtet frühzeitig das vorhandene Bildmaterial! Niemals, niemals ungesehen auf versprochene Bilder verlassen. Es sind Perlen vor die Säue, wenn ihr tolle Texte und ein ansprechendes Layout mit grottigen Fotos kombiniert.

Gleiches gilt für das gerade erwähnte Layout: Wer tolle Texte und spitzen Fotos hat, der möge bitte davon ablassen das Ganze in Word zusammenzuhauen, 200 mal auszudrucken und zusammengetackert vor der Kantine zu verteilen. Ganz oder gar nicht. Entweder könnt ihr das zum Beispiel in der Marketingabteilung selbst umsetzen, oder ihr sucht euch eine Agentur oder einen Freelancer, der das Layout für euch übernimmt.

Wie schaut’s aus – Corporate Design

Auch, wenn sich das Magazin an Mitarbeitende richtet: Es repräsentiert euer Unternehmen. Das Magazin liegt bei den Kolleginnen und Kollegen zuhause herum, auch andere Menschen sehen und lesen es. Es sollte also im Aussehen (Corporate Design) zu den weiteren Publikationen im Haus passen.

Wie liest es sich – Corporate Wording

Persönlichkeit darf sein: Ich finde es absolut in Ordnung und sogar wünschenswert, wenn erkennbar ist, das unterschiedliche Menschen Beiträge für das Mitarbeitermagazin verfasst haben. Ihr solltet unbedingt darüber nachdenken, jeweils den Namen der Autorin/des Autors zu veröffentlichen – das motiviert, wenn da der eigene Name über oder unter einem Text steht.

Aber: Bitte sorgt dafür, dass die unternehmensinternen Vereinbarungen zum Corporate Wording eingehalten werden. Was ist Corporate Wording? Corporate Wording fängt schon bei der einen Schreibweise für dein Unternehmen an – der Kreativität sind erstmal keine Grenzen gesetzt, der Duden ist nicht ausschlaggebend. Setzt eine Schreibweise für eure Produkte und eure Markennamen fest und haltet euch konsequent daran. Legt fest, wie ihr mit Wortzusammensetzungen (Komposita) in Zusammenhang mit eurem Unternehmen, euren Marken und Produkten umgeben möchtet. Ob nun in einem Wording-Handbuch, in einer Liste oder einer eigenen Datenbank – stellt sicher, dass alle an der Unternehmenskommunikation Beteiligten auf die getroffenen Regelungen zur korrekten Schreibweise zugreifen können und sie auch konsequent anwenden. Auch wenn ihr mit Texterinnen und Textern, Lektoren und Lektorinnen zusammenarbeitet, ist so eine Zusammenstellung von sprachlichen Regeln rund um euer Unternehmen eine große Hilfe! Wenn ihr solche Regelungen bislang noch nicht getroffen habt oder sie noch nicht für alle zugänglich sind, ist es jetzt an der Zeit. Mehr Tipps zum Corporate Wording habe ich bei Instagram unter instagram.com/texttante/ für euch zusammengefasst.

So klappt’s mit dem Mitarbeitermagazin

Am Anfang braucht es einen Plan – und die Bereitschaft, ihn umzusetzen. Welche Inhalte soll es geben, wie viele Seiten, welches Format, Print oder digital, wie oft soll das Magazin erscheinen? Und natürlich: Wer macht was? Ein festes Redaktionsteam, das von allen Abteilungen Informationen abgreift bzw. anfordert und dafür sorgt, dass alles pünktlich beisammen ist und ins Layout/in den Druck gehen kann, ist eine wichtige Voraussetzung. Aber auch die Geschäftsführung muss hinter dem Projekt stehen, sonst wird das nix mit dem schönen Content. Und: Die Kommunikation vor der Kommunikation nicht vergessen! Erklärt, dass ein Mitarbeitermagazin eingeführt werden soll, was das bringt und warum ihr die Unterstützung der Kolleginnen und Kollegen braucht, damit es gut wird.

Geht behutsam mit den Inhalten um, die euch zur Verfügung gestellt werden. Sicher ist nicht jeder ein begnadeter Schreiber, ganz bestimmt müsst ihr einiges in Form bringen, Rechtschreibfehler ausmerzen und Formulierungen begradigen. Tut es bitte mit Bedacht. Wenn ihr mit dem Rotstift wie die Axt im Walde durch den gelieferten Text wütet und dem Kollegen das Ganze dann kommentarlos auf den Schreibtisch knallt, wird der beim nächsten Mal garantiert keine Lust darauf haben, nochmal was zur letzten Messe zu schreiben. Wenn ihr selbst Texte verfasst, vielleicht ein Interview mit einer Kollegin geführt habt, lasst sie das Ganze gegenlesen. Es geht um Vertrauen.

Stellt früh genug einen Themenplan auf und fragt in den einzelnen Abteilungen bzw. an den verschiedenen Standorten an, welche Inhalte für die nächste Ausgabe interessant sein könnte. Wer dieses Mal wirklich nichts, aber auch gar nichts zu berichten hat, der sollte auch nicht dazu gezwungen werden, damit eine halbe Seite zu füllen. Die liest dann nämlich eh keiner. Kleiner Tipp für die Redaktionsplanung: Legt euch Themen auf Wiedervorlage. Das bedeutet: Vielleicht bekommt ihr die Rückmeldung, dass ein bestimmtes Projekt noch nicht spruchreif ist, aber bestimmt in ein paar Wochen oder Monaten. Fragt dann unbedingt nochmal nach! Scannt auch aktuelle Texte nach Themen und Entwicklungen, zu denen ihr zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal nachfassen könnt. Nehmt auch unbedingt Anregungen und Themenvorschläge eurer Kollegen auf, das Magazin ist schließlich für alle da!

Und was kann ich für euch tun?

Ich begleite seit vielen Jahren unterschiedliche Mitarbeiter- und Kundenmagazine redaktionell – ich recherchiere und schreibe selbst Beiträge, setze aus Textbausteinen Fließtexte zusammen, mache das Lektorat, ergänze Überschriften… und vieles mehr. Wenn ihr Unterstützung für euer internes Redaktionsteam braucht, meldet euch gerne. Auf Wunsch unterstütze ich auch bei der Entwicklung eines Redaktionsplans oder mit einem kompakten Briefing „Gute Texte – aber wie?“ für Mitarbeitende. Darüber hinaus sind in meiner Bürogemeinschaft, dem modulbüro, zufällig ein paar Menschen ansässig, die sich mit Mitarbeiter- und Kundenmagazinen auskennen: Die Agentur Design und Kommunikation im modulbüro setzt regelmäßig solche Magazine in einem ansprechenden Layout um und kümmert sich auch um den Druck. Ich sag’s ja nur.